2 regras para melhorar a busca em sua intranet.

Envie uma newsletter a seus companheiros de trabalho com umas regras simples e claras para melhorar a documentação existente e futura em sua intranet.

Coloque um título claro e concreto em seus documentos

O nome do arquivo deve conter as palavras-chave que melhor o descrevem. Evite qualquer tipo de "código" interno tipo "ahc_tic_8876_esp.doc" que ninguém vai ser capaz de interpretar.

empresa_resultados_anuais_2007.doc
empresa_consenso_analistas_junho_2007.doc
empresa_telefonica_aciona_embratel.doc

Use hífens baixos (_) ou médios (-) para separar as palavras-chave.

O portal do documento

Esta é a única página que deve ser "normalizada" dentro do possível.

O portal deve conter as seguintes seções:

• Nome do Autor
• Data
• Título
• Palavras-chave. Uma série de palavras-chave separadas com vírgulas que descrevam da forma mais exata o que contém o documento. Com as palavras-chave você poderá incluir sinônimos, informação adicional que ajudará a indexar o documento.
• Objetivos. Descrever em 2 linhas para que serve este documento

Com esta página seja qual for esta ferramenta que tenhamos na intranet poderemos ajudar ao robô de busca a indexar melhor os nossos documentos.

Por outro lado, os usuários na hora de abrir documentos poderão deduzir rapidamente se o documento é o que buscam ou não.

Sobre a ferramenta de busca

Antes de adquirir uma solução de busca existem uns mínimos que você deve ter claros.

Estabelecer cenários e criar um brief o mais claro possível

Faça cenários de busca, fale com seus companheiros sobre suas dúvidas, sobre os problemas na hora de se manejar pela intranet, olhe os logs de sua intranet, etc...

Tente ter claro um brief para falar com os provedores e tente comunicar-lhes com a máxima clareza o que quer, objetivos, volume, problemas, como quer que sejam os resultados, formato da página de busca, etc...

Painel de controle do buscador de uma intranet

O buscador deve ter um painel de controle que se possa explicar e entender. Se o provedor não for capaz de explicar com clareza o painel de controle ou você não o entende, fale e peça que o explique com clareza.

Deve ser capaz de entender como vai funcionar o buscador que você vai comprar.

Peça ao seu provedor que te instale um protótipo e peça para fazer provas de forma constante durante pelo menos 3 meses antes de instalá-lo de forma definitiva.

Até que se ajusta, pode fazer provas, ver resultados, voltar a ajustar, etc... passarão 3 meses. Faça-o com calma e prove com grupos pequenos antes de lançá-lo a uma escala maior.

Ao acabar, você deve ser capaz de manejar o painel de controle do buscador de forma autônoma.

Cheerleader

É importante saber animar e dinamizar este tipo de projeto. Use a newsletter e anime as pessoas informando sobre como vai o projeto, resultados, porque é importante, etc...

Distribua a newsletter com certa freqüência e detecte aqueles indivíduos que respondem. Eles serão aliados e amigos sobre os que poder construir o projeto.

A chave e o conhecimento devem estar in-house.

Algo tão importante como o conhecimento de uma empresa não deve estar em mãos de um provedor.

Por este motivo é muito importante que seu departamento de IT tenha acesso direto e possa modificar e ajustar o painel de controle do buscador.

Ao acabar a fase de projeto com seu provedor, você deve ser capaz de manejar o buscador de forma independente. Não dependa de ninguém alheio à empresa e menos em algo tão delicado como o gerenciamento dos documentos de sua empresa.