Combinar correspondência é um sistema para enviar cartas massivas a muitos destinatários mediante um modelo desenhado (uma planilha). Para usar este sistema é necessário criar a origem dos dados (banco de dados em Access ou folhas de cálculo em Excel) e seguidamente criar a planilha em um documento Word. Para conseguir isto faremos:

Primeiro, criaremos em Access ou Excel o modelo que quisermos combinar. Seguidamente, no documento de Word, abriremos um novo documento, e na barra de tarefas lhe daremos em Ferramentas, Combinar correspondência e seguiremos os seguintes passos:

1.Documento principal.

Deveremos definir qual será o documento principal da combinação.

Criar cartas-modelo. Perguntará se usamos a janela ativa do documento atual ou não, lhe diremos que sim (janela ativa).

2.Origem de dados.

Necessitamos uma origem de dados. Em nosso caso é um banco de dados em Access.

Para selecioná-lo: apertar em obter dados, abrir origem de dados, em tipo de arquivo selecionar Banco de Dados de MS Access, aceitamos, aparecerá as tabelas, selecionamos um e aceitamos novamente

3. É um passo automático.

Agora temos na barra de tarefas do Word dos novos botões: Inserir campo de combinação, Inserir campo de Word...

Para agregar campos do banco de dados, iremos à opção Inserir campo de combinação no lugar que quisermos.

Para combinar todos os dados e sair todas as páginas de cada registro do banco de dados iremos à opção combinar, em um documento novo, e nos abrirá uma janela com todas as páginas combinadas.

Pode-se baixar um arquivo com um BD de mostra com um arquivo em Word Combinado