Recentemente fiz um estudo de vários gerenciadores de projetos para incorporar a nossa atividade diária, de modo que se possa ter um controle mais minucioso sobre os projetos nos quais está implicada nossa empresa.

Por causa disso, considerei como uma ótima idéia explicar um pouco o que ´´e um gerenciador de projetos e dar várias possibilidades para o usuário interessado em administrar um sistema destes.

Um gerenciador de projetos é um ferramenta ou software que permite levar um controle minucioso de cada um dos projetos de uma empresa. O controle implica todas as partes do trabalho, como a planificação, desenvolvimento e produção, assim como o trato com o cliente.

Um gerenciador de projetos deve ser capaz de gerenciar vários trabalhos, já sejam internos da empresa ou contratados por clientes. Dentro de cada projeto ou trabalho, deve se poder administrar todo tipo de itens como:

• Projetos, com descrições, datas de entrega, tempos estimados, etc.
• Usuários, geralmente os trabalhadores que estão implicados nas tarefas dos projetos.
• Tarefas, manejando especificações, prazos, prioridade, planejamentos de tempo, etc. e ademais, deve poder atribuir recursos da empresa (geralmente empregados) a cada tarefa.

Este é um ponto inicial a partir do qual o gerenciador de projetos pode se complicar tanto como se desejar, agrupando mais ou menos possibilidades e opções para gerenciar cada um dos trabalhos da empresa e facilitando as tarefas de administração ao responsável dos grupos de desenvolvimento ou dos distintos projetos. Opções avançadas podem ser:

• Gerenciamento do tempo de cada usuário, com possibilidade de estabelecer horas e atribuí-las a cada uma das tarefas do projeto.
• Diagramas de Gantt das diferentes tarefas a realizar, com sua disposição em um calendário de dias.
• Gerar reportes de carga de trabalho dos trabalhadores e em que estão empregando o tempo.
• Gerenciar dependências em tarefas, que se tenham que fazer umas depois de outras.
• Ter um controle das comunicações entre usuários gerenciadores e o cliente, assim como ter um registro histórico dos materiais que tenham sido entregue ou utilizado para a especificação ou desenvolvimento do projeto.

A utilização do gerenciador de projetos pode ser algo específico da pessoa encarregada do gerenciamento do projeto (o administrador, gerenciador ou chefe do projeto). Então é um programa que o gerenciador utiliza e lhe serve internamente para saber sobre o andamento do projeto (em que ponto se encontra em cada momento e os tempos ou recursos que necessitará até a finalização). Porém, também pode ser uma ferramenta que utilize toda a equipe de desenvolvimento, e então trata-se de uma utilidade mais completa, porque não só serve ao gerenciador, como também a cada um dos integrantes da empresa, para saber as tarefas que têm pendentes e o andamento de cada uma delas.

Tipos de gerenciadores de projetos

Com certeza se podem fazer várias classificações de gerenciadores de projetos, porém vamos comentar uma em função da interface.

Aplicações de área de trabalho. São gerenciadores de projetos que funcionam como uma aplicação de área de trabalho, ou seja, um programa como qualquer outro que tenhamos em nosso sistema operacional. Por exemplo:

• Microsoft Project (da suite office)
• Team Manager
• Integrados em Outlook: Microsoft Outlook Project Management ou Outlook Project Management
• Task Juggler (um projeto de código livre para Windows)
• ToutDoux (outro software livre para sistemas Linux GNOME)
• KPlato (software livre para Linux com KDE)
• Open Workbench (Software livre para Windows)
• airTodo que é uma aplicação de código livre que se integra com Eclipse e com suporte para os sistemas operacionais mais habituais.

Aplicações web. São sistemas criados com interface web, que se acessam em um domínio de Internet ou uma intranet por meio de um navegador. Quando estão publicados em um domínio de Internet têm a vantagem de que se podem acessar desde qualquer outro computador em qualquer parte do mundo, sempre que tenhamos uma conexão à Internet.

• Código livre em PHP: Como dotProject, Open Project, Active Collab, Double Choco Latte, Tutos, PHProjekt, Project Pier
• Código libre para el framework Ruby on Rails
• Aplicaciones comerciales ASP: Ace Project (que tem uma versão online e uma básica que é gratuita)

Conclusão sobre o gerenciamento de projetos

Utilizar uma ferramenta de gerenciamento de projetos é imprescindível para se organizar, sobretudo em empresas de certo porte, que manejem vários projetos. Embora seja muito útil em geral para qualquer grupo de trabalho, seja do tamanho que for. Principalmente é muito interessante para modelos de empresa descentralizada, cada vez mais comum, onde cada pessoa trabalha de forma remota.