Ser eficiente nas tarefas de Project Management

Artigo no que se fala sobre a Gestão de Projetos entre os serviços SEO e os recursos básicos que eram necessários para a gestão do entorno.

Por Jordi Camps


Publicado em: 09/7/12
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A gestão de Projetos existe desde tempos muito antigos, mas desde o ponto de vista profissional é a partir da Segunda Guerra Mundial quando o avanço destas técnica transformaram a administração de Projetos convertendo-a em uma disciplina de pesquisa.

Com estas mesmas linhas falei sobre a Gestão de Projetos entre os serviços SEO e os recursos básicos que eram necessários para a gestão do entorno. Nesta ocasião vou a focar mais no planejamento e na necessidade de empregar técnicas de gestão de projetos que ajudem a ter sucesso na coordenação de uma equipe, ser eficiente nas tarefas de Project Management.

Lembre que seguir uma correta metodologia pode garantir o sucesso de seus projetos, mas se você descuidar de alguma dessas práticas é muito provável que leve ao fracasso.

A continuação, destaco algumas práticas que podem permitir uma organização mais efetiva:

1. Defina até onde e que devemos fazer.

Se você entende os objetivos do projeto saberá em que etapas pode dividi-lo, e se for necessário, em outras sub-etapas ou fases.

Suponha que você deva gerenciar uma campanha para recrutar pessoal em seu lugar de trabalho. Seu objetivo poderia ser resolvido, sem nenhum tipo de filtro, contatando empresas, enviado cartas ou anúncios através de Internet. Rapidamente conseguiria milhares de contatos com distintas características e perfis, mas não aplicar nenhum filtro te obrigará a que sejam supervisionados um a um.

Antes de dar qualquer passo você deve decidir quais devem ser os objetivos reais que te ajudem a planejar o projeto, e a área de competência objetivo, assim saberá que está dentro ou fora dos limites e poderá determinar a quantidade de trabalho que deve realizar.

2. Defina as etapas e tarefas.

Um projeto pode se dividir em diferentes etapas e cada uma delas em outras menores.

Se ,por exemplo, seu projeto é o estudo do comportamento dos usuários ante uma imagem ou desenho gráfico, então uma tarefa seria recrutar um número de pessoas para que produzissem um evento. Por este motivo deveria definir que coisas palpáveis devem ser produzidas e documentar com detalhe suficiente para que qualquer um dos envolvidos possa realizá-la com uma ordem cronológica de forma eficiente.

3. Planifique o projeto.

Esta tarefa costuma ser supervisionada pelo gerente do projeto para que decida que pessoas, recursos e orçamentos são necessários para completar o projeto.

É necessário definir as atividades requeridas para produzir os produtos, utilizando técnicas como a Estrutura Analítica de Projetos (Work Breakdown Structures –WBS, esta consiste na decomposição do projeto em partes manejáveis).

Devem ser definidos os tempos e esforços necessários para cada atividade/etapa, as dependências entre elas e depois decidir um programa realista para que sejam devidamente completadas.

É bastante aconselhável envolver a equipe de projeto ou área, estimar o tempo que pode levar cada uma de suas atividades, e estabelecer sinais que indiquem datas críticas durante o desenvolvimento do projeto, e em seguida escrevê-las no seu planejamento pessoal de continuação.

4. Comunique.

Muito –e muito valioso- é o que se pode fazer dentro de uma empresa, na área das condutas e das comunicações. A maneira como as pessoas se comportam nos seus trabalhos se reflete nas suas conversações. A qualidade de suas conversações impacta na qualidade de suas relações e estas relações têm uma influencia crucial no desempenho, na criatividade e na produtividade. Quanto se faz (e quão bem se faz ), dependerá do que esteja ocorrendo dentro das conversações. Ademais, a maneira como as pessoas trabalham juntas é o verdadeiro CAPITAL de toda a empresa: seu capital colaborativo.

O planejamento e as fases anteriores são inúteis se você não se comunica efetivamente com a equipe de projeto. Cada membro deve conhecer suas responsabilidades e comunicar suas dúvidas efetivamente entre os membros de sua equipe, deste modo você pode conseguir uma visão mais ampla para progresso de todo o projeto.

5. Reporte os avanços para a continuação do projeto.

Uma vez comece a data definida como crucial para a correta execução das distintas etapas, você, como responsável, deve monitorá-lo e comparar seu progresso atual junto com a estrutura analítica que tenha definido.

Você necessitará que cada membro da equipe lhe informe, a seu devido momento, do avanço de cada etapa que ocupem. E com esta informação poderá registrar as variações entre o real e o projetado, tanto em custos, quanto no cronograma e objetivos. No caso de que você encontre variações importantes deverá reportá-las a seus superiores para poder tomar as ações corretivas antes de que esses desajustes impeçam próximas tarefas.

É justamente o balanço entre os três elementos (custos, cronograma de tarefas e objetivos) os maiores dores de cabeça do manager do projeto.

6. Gerencie a mudança

O dia- a- dia é instável como em todo o negócio onde variam constantemente suas ações e objetivos. Isto implica que o cronograma ou as tarefas mudem no meio de seu desenvolvimento, mas só pode ter lugar quando o manager do projeto aceite todos as mudanças ou provavelmente o projeto saia de seu orçamento, demore e nem chegue a se finalizar.

Administrando efetivamente as mudanças, você como líder de projeto, tem toda a responsabilidade de decidir se incorpora ou não as mudanças imediatamente ou no futuro, ou diretamente rechaçá-los. Desta forma conseguirá aumentar as possibilidades de que o projeto seja um sucesso controlando, a todo o momento, a forma em que essas mudanças se incorporam. Enquanto isso você pode ir recrutando novos recursos acordes à mudança para planejá-los nas próximas etapas.

Uma das razões pelas quais às vezes fracassam os projetos é a impossibilidade de gerenciar as mudanças eficientemente, mesmo prevendo que o dia –a- dia é inconstante.

7. Gerencie o risco

Você deve planejar para evitar os riscos ou para suavizar seu impacto dentro do projeto, se os riscos não podem ser evitados. Os riscos costumam ser eventos que podem afetar negativamente seu projeto e variar em cada um deles, mas em cada caso particular você deve identificá-los o antes possível. Isto também se conhece como a gestão de risco (risk management).

Não desanime, você deve ter em conta que não poderá controlar todos os riscos porque podem se produzir muitos em cada atividade com distintos graus de impacto. Siga uma metodologia prática:

  • identificando todos e poderá filtrá-los (não provável, possível, muito provável),
  • estime um impacto dentro do projeto (baixo, médio, alto)
  • multiplique ambos números e obterá seu fator de risco.

Mediante os fatores de risco você poderá identificar os mais severos e as situações mais problemáticas. Siga estes passos constantemente e fique alerta no caso de que possam surgir novos quando menos você espera.

Se você não consegue gerenciar os riscos efetivamente também isso pode ser a fonte do fracasso do projeto.






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